Combien de temps vos employés perdent-ils chaque jour au travail et que pouvez-vous faire pour y remédier ?
De nombreuses entreprises sont confrontées à une situation où les employés ont l’habitude de perdre leur temps de travail en ligne. Des distractions et des distractions partout !
Peu de gens peuvent honnêtement dire qu’ils travaillent chaque minute de chaque journée de travail. Nous faisons tous des pauses café, nous lisons des nouvelles en ligne ou nous profitons de nos 10 minutes libres pour consulter Facebook ou Twitter !
Bien évidemment, faire des pauses régulières est conseillé comme un bon moyen de recharger l’esprit.
Des études récentes montrent que les employés qui font une courte pause une fois par heure obtiennent de meilleurs résultats que ceux qui continuent à travailler sans faire de pause.
Faire une pause nous permet de nous remettre au travail avec un regain d’énergie et un sens de l’objectif, ce qui nous rend plus productifs.
Il a également été démontré qu’une pause peut servir de solution créative. La perte de temps habituelle en ligne est quelque chose de complètement différent. Il est facile de faire une courte pause dans son travail et de regarder ce qui se passe sur Facebook ou Twitter. Mais si on le fait de manière habituelle, cela peut coûter très cher à votre entreprise.
Souvent, ces pauses occasionnelles se transforment en perte habituelle de temps de travail lorsque vos employés ont accès à Internet.
Dans son enquête annuelle sur la perte de temps au travail, 89 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles perdaient du temps au travail tous les jours lorsqu’ils utilisent cette technologie. Certains ont même admis qu’ils perdaient environ la moitié de leur journée de travail à des tâches non liées au travail.
La question est de savoir que font les gens lorsqu’ils perdent du temps en ligne ?
- En 2015, la plus grande source de distraction était Facebook, avec 15 % qui l’ont désigné comme la plus grande distraction en ligne.
- 24 % des personnes interrogées ont déclaré que Google était la plus grande source de perte de temps en ligne, Facebook arrivant en deuxième position (23 %).
- LinkedIn est la troisième cause de distraction au travail (14 %).
Perdre du temps au travail
Les données ci-dessous proviennent d’une étude réalisée par Salary.com en 2014 auprès de 750 employés. Verdict de l’étude : le défi de la perte de temps au travail est encore pire qu’avant.
- 31 % perdent environ 30 minutes par jour
- 31 % perdent environ 1 heure par jour
- 16 % perdent environ 2 heures par jour
- 6 % perdent environ 3 heures par jour
- 2 % perdent environ 4 heures par jour
- 2 % gaspillent 5 heures ou plus par jour
Ce qui signifie, selon Aaron Gouveia, collaborateur de Salary.com, que 4 % des personnes interrogées consacrent au moins la moitié de leur journée de travail moyenne à des tâches non liées au travail.
Comment gérer les pertes de temps habituelles en ligne ?
Politique d’utilisation de l’Internet
Une approche sensée pour les organisations est d’essayer de réduire l’utilisation de l’Internet à des fins non professionnelles par le biais d’une politique d’utilisation fiable.
La politique d’utilisation de l’Internet, souvent appelée politique d’utilisation acceptable (AUP), est un ensemble de directives et d’instructions données aux employés concernant l’utilisation des installations Internet telles que le Web, le courrier électronique et les conférences en ligne.
Elle stipule toutes les interdictions telles que l’accès à des sites pornographiques, la conduite d’activités illégales et les jeux d’argent.
Quelles sont les sanctions en cas d’utilisation non autorisée de l’Internet au travail ?
L’AUP est souvent utilisée pour donner les motifs de licenciement d’un employé et pour ne pas limiter le comportement à l’avance. N’oubliez pas que le comportement des employés et l’utilisation de l’Internet varient d’une entreprise à l’autre.
L’AUP est efficace et permet aux employeurs d’établir des règles qui répondent à leurs besoins spécifiques et de bloquer les sites dangereux ou qui font perdre du temps à leurs employés.
Soyez explicite
Un aspect important de toute politique de l’employeur est d’énoncer clairement les termes de la politique, de l’articuler clairement aux employés et de l’incorporer dans un manuel.
Un employeur peut légalement surveiller toute activité sur ses systèmes, à condition d’en avoir informé les employés et d’avoir mis en place une politique clairement communiquée.
L’approche la plus courante du filtrage du web consiste à obtenir l’accord des employés sur l’AUP et à mettre en place des politiques permettant d’utiliser l’Internet pour certaines activités personnelles non liées au travail. Cet accès peut être géré et est bon pour le moral et la productivité.
Soyez équitable : il ne s’agit pas de bloquer l’utilisation de l’Internet de manière radicale
Il est possible de créer une politique d’utilisation de l’internet qui limite l’accès au web dans des limites données pour éviter les problèmes de confidentialité, de risque de pertes de données et bien d’autres attaques qui menacent votre entreprise.
La question porte sur la mise en place de restrictions raisonnables pour résoudre un problème de productivité connu, et non sur l’interdiction totale de l’Internet. En réalité, l’utilisation de l’Internet et des médias sociaux sur le lieu de travail est un problème de productivité important pour de nombreux employeurs.
Pour gérer ce problème, de nombreuses organisations peuvent choisir de bloquer des sites spécifiques ou d’établir une politique d’utilisation équitable de l’Internet pour les employés.
Qu’en est-il de la journalisation, mais pas du blocage de l’utilisation d’Internet ?
Sachez que 30 % des travailleurs utilisent Internet à mauvais escient et les employeurs paient cher les activités non liées au travail. Mais des politiques de blocage trop strictes peuvent détourner les talents et pousser les employés à utiliser d’autres appareils pendant la journée de travail.
Outre l’impact sur le recrutement, la fidélisation et le moral, il est pratiquement impossible de faire respecter une interdiction absolue de l’utilisation personnelle de l’Internet sur les équipements de l’entreprise.
Le nombre d’employés qui utilisent leur temps de travail pour surfer sur le web est considérable. Face à cette ponction sur la productivité, les organisations ont différentes options.
Il existe un certain nombre de moyens de bloquer des sites spécifiques. Les organisations peuvent bloquer des domaines ou des adresses IP spécifiques au niveau du réseau ou du navigateur individuel des employés.
Le plus important est d’adopter une stratégie de blocage qui n’est pas trop restrictive. L’interdiction d’accès des employés à Internet pourrait avoir un effet démoralisant et faire de votre entreprise un lieu de travail moins attrayant.
Profil d’âge des gaspilleurs de temps au travail
Ce sont les milléniaux qui ont la plus mauvaise réputation. Ils ne supportent pas le fait de ne pas pouvoir consulter leur Smartphone pour faire des activités non liées ou inappropriés à leur travail pendant quelques heures. Aussi faux (ou juste) que cela puisse être, une nouvelle étude a révélé que le recrutement des les milléniaux pouvait coûter cher aux entreprises.
En septembre de cette année, la société de recrutement Ajilon a interrogé 2 000 employés de bureau à travers les États-Unis sur leurs habitudes en ligne lorsqu’ils sont au travail.
L’étude a révélé que 11 % des personnes passent plus d’une heure par jour sur les médias sociaux au travail (en dehors de leur pause déjeuner). Si l’on considère que le salaire horaire moyen aux États-Unis est d’environ 22 euros, perdre une heure par jour sur les médias sociaux revient à environ 110 euros par semaine et à environ 5400 euros sur une année de 50 semaines.
Sans surprise, ce sont les employés âgés de 18 à 34 ans qui sont les plus susceptibles de consacrer plus d’une heure de leur journée de travail aux médias sociaux. 13 % d’entre eux le font régulièrement. Pour 100 employés, ces 13 % pourrait couter environ à l’entreprise 70000 euros par an.
Conclusion
Que peut faire votre entreprise pour éviter une telle situation ?
Voici quelques solutions pratiques :
1. Politiques d’utilisation et de comportement sur Internet
Le grand problème dans de nombreuses organisations est la sensibilisation.
Une bonne politique d’utilisation de l’Internet par les employés et une discussion sur les défis et les attentes de l’équipe et de l’entreprise peuvent suffire à freiner même les plus grands utilisateurs de l’Internet (et servir de toile de fond à des discussions plus productives avec les RH lorsque ces problèmes surviennent).
En ce qui concerne les milléniaux, une politique qui se résume à la suppression des appareils personnels risque d’être mal ressentie ou totalement ignorée.
2. Modalités de travail flexibles
Les entreprises mettent de plus en plus l’accent sur le travail accompli plutôt que sur les heures travaillées. Cette approche met la confiance et la responsabilité sur les épaules des travailleurs tout en permettant une certaine flexibilité pour les activités non professionnelles si elles restent dans certaines limites.
Si un travailleur peut terminer un projet et rentrer chez lui plus tôt, il sera beaucoup moins enclin à perdre du temps sur son lieu de travail.
3. Filtrage du contenu
La mise en place d’un filtre de contenu est désormais une nécessité pour les entreprises. Le blocage des sites de médias sociaux est une mesure trop extrême.
Cependant, chaque entreprise doit se protéger contre la responsabilité potentielle des employés qui consultent des contenus indésirables sur leur lieu de travail, ainsi que contre les attaques lancées via des sites illégaux, chargés de malwares et des contenus inappropriés pour le travail.
4. Éducation et dissuasion
De nombreuses entreprises adoptent désormais une approche plus globale de la question des employés qui perdent leur temps de travail sur les réseaux sociaux.
Elles constatent que la mise en place d’un filtre de contenu qui bloque tous les contenus dangereux et illégaux comme le porno, les jeux d’argent, les drogues, etc. et qui permet aux employés de surfer librement en sachant que leur activité est enregistrée est une approche très efficace.
Comme nous l’avons vu plus haut, une « politique de dissuasion, mais non de l’interdiction absolue de l’utilisation de l’Internet » peut être très efficace.
Le fait de savoir que toute activité sur Internet est enregistrée et que certaines activités de navigation sont contraires à la politique de l’entreprise en matière d’utilisation de l’Internet incite les employés à consacrer une plus grande partie de leur temps de travail à des tâches réellement liées au travail.
Quelles sont les meilleures stratégies que vous avez utilisées dans votre propre organisation pour éviter les heures perdues au travail ? Envisageriez-vous d’enregistrer l’activité sur Internet et de ne bloquer que les catégories de sites dangereux/illégaux ?
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