Avantages d’un service d’archivage des e-mails

Avantages d’un service d’archivage des e-mails

Dans cet article, nous allons expliquer certains des avantages importants d’un service d’archivage des e-mails. Si vous n’êtes pas encore en train d’archiver vos e-mails, nous vous expliquerons comment un petit investissement peut vous faire économiser beaucoup d’argent sur le long terme.

L’une des raisons les plus importantes de la mise en place d’une archive des e-mails est la réduction du coût de stockage à long terme des messages. En envoyant une copie de vos e-mails à une archive, vous pouvez réduire considérablement les coûts de gestion du serveur de messagerie.

Les entreprises qui utilisent ArcTitan pour le stockage des e-mails économisent généralement jusqu’à 75 % d’espace de stockage. Elles n’ont plus besoin de limiter le nombre de boîtes aux lettres et améliorent considérablement les performances de leurs serveurs de messagerie. Tous les e-mails envoyés et reçus par les employés sont automatiquement envoyés aux archives, ce qui signifie que les messages ne seront jamais perdus ou supprimés accidentellement.

Toutes les entreprises doivent se conformer à la réglementation concernant le stockage des données, et l’archivage des e-mails contribuera à garantir le respect de cette réglementation. Même si vous ne faites pas partie d’un secteur réglementé, il est important de conserver les e-mails à des fins légales.

Une archive est un dépôt inviolable pour tous les courriers électroniques. En cas d’audit réglementaire, de demande d’eDiscovery ou de litige avec un client, vous pourrez trouver rapidement tous les e-mails pertinents.

On estime qu’environ 80 % des entreprises américaines sont actuellement engagées dans des actions en justice. Les courriers électroniques font partie du dossier de l’entreprise et ils doivent être produits en cas d’action en justice. Vous devrez également récupérer les e-mails dans le cadre de tout litige en matière de ressources humaines.

Les sauvegardes des e-mails remplissent leur fonction, mais une archive permettra de récupérer tous les messages électroniques en cas de catastrophe, sans crainte de corruption des données.

L’un des avantages les plus importants d’un service d’archivage des e-mails est la récupération rapide des messages. Si vous devez par exemple récupérer des e-mails à partir d’une sauvegarde, cela peut prendre des jours, voire des semaines, pour trouver les messages dont vous avez besoin (les sauvegardes ne sont pas consultables).

Quant aux e-mails envoyés à une archive, ils sont indexés. Ceci signifie que vous pouvez rechercher dans l’archive, trouver et récupérer les e-mails en quelques secondes, quel que soit le nombre d’e-mails dans l’archive et la date d’envoi des messages concernés.

Avec les e-mails stockés dans une archive basée dans le cloud, vous aurez toujours accès aux e-mails, où que vous soyez. Vous pouvez simplement vous connecter à vos archives en utilisant une interface web accessible sur n’importe quel appareil connecté à Internet.

Création d’une politique d’archivage des e-mails

Lorsque vous créez votre politique d’archivage des e-mails, vous devez adopter deux approches principales.

La première consiste à définir votre politique concernant les types de message à envoyer aux archives, puis à laisser à vos employés le soin de suivre cette politique et d’archiver tous les e-mails qui doivent être conservés.

L’autre option consiste à automatiser le processus. Si la première option permet de réduire l’espace de stockage dont vous avez besoin, il s’agit d’une stratégie risquée.

Si un e-mail qui doit être conservé n’est pas envoyé aux archives, l’erreur pourrait s’avérer très coûteuse au cas où vous feriez l’objet d’un audit ou si vous recevez une demande d’eDiscovery et que vous ne pouvez pas produire l’e-mail.

Rappelons que l’autorité réglementaire du secteur financier (FINRA) a infligé à Scottrade une amende de 2,6 millions de dollars en 2015 pour avoir omis de conserver certaines catégories d’e-mails sortants.

La meilleure approche à adopter est de définir une politique d’archivage des e-mails et d’automatiser le processus. Ainsi, quoi qu’il arrive, vous serez toujours en mesure de récupérer vos e-mails à la demande. Cette option nécessitera plus d’espace de stockage, mais avec ArcTitan, l’espace est réduit au minimum.

ArcTitan utilise la déduplication, qui consiste à ne stocker qu’une seule copie d’un message. Si vous envoyez un e-mail à un groupe de distribution en interne, il n’est pas nécessaire de stocker chaque copie de ce message. ArcTitan ne conserve qu’une copie de chaque message unique et tous les messages sont compressés pour réduire encore l’espace de stockage.

Chaque fois qu’un e-mail doit être récupéré, ArcTitan effectue des recherches instantanément, et vous permet de faire une recherche rapide dans les types de pièces jointes les plus courants.

Vos employés peuvent même accéder à leurs e-mails archivés via leur application de messagerie telle qu’Outlook, ce qui signifie qu’ils n’auront pas besoin de déranger votre service informatique lorsqu’ils supprimeront accidentellement un e-mail de leur boîte de réception. Une recherche peut être effectuée, et le courrier électronique peut être récupéré instantanément à la demande.

Découvrez pourquoi tant d’entreprises utilisent ArcTitan

TitanHQ a développé ArcTitan pour faire de l’archivage des e-mails un processus sans effort. ArcTitan fonctionne de manière transparente avec presque tous les systèmes de messagerie d’entreprise et veille à ce que tous les e-mails soient stockés en toute sécurité dans le cloud où ils peuvent être consultés à la demande en quelques secondes.

ArcTitan prend en charge un archivage complet basé sur des politiques pour garantir que vous ne stockez que les e-mails qui doivent être conservés. Des politiques peuvent également être définies pour garantir que les e-mails sont automatiquement supprimés de manière sécurisée à la fin de leur période de conservation.

ArcTitan vous offre un maximum de flexibilité et de contrôle, une sécurité de classe mondiale, une résilience de niveau entreprise et une récupération rapide des messages lorsque vous en avez besoin.

Les utilisateurs bénéficient d’une interface utilisateur intuitive et d’une gamme importante de fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans les offres d’archivage d’Exchange et d’Office 365.

Pour en savoir plus sur ArcTitan et pour programmer une démonstration du produit, appelez l’équipe de TitanHQ dès aujourd’hui et découvrez la différence qu’ArcTitan peut faire pour votre entreprise.

Démystifier les idées fausses sur l’archivage des e-mails

Démystifier les idées fausses sur l’archivage des e-mails

Il existe plusieurs idées fausses sur l’archivage des emails et qui rendent de nombreuses entreprises réticentes à l’idée de créer une archive de leurs messages électroniques. Ce n’est que lorsque leurs données de messagerie doivent être récupérées qu’elles se rendent compte de l’importance d’une telle opération et, bien souvent, c’est trop tard.

Dans ce dossier, nous allons démystifier certains mythes concernant l’archivage des emails et nous expliquerons pourquoi cette opération est désormais essentielle pour presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

Idée fausse n° 1 : les termes archivage et sauvegarde des emails signifient la même chose

L’augmentation récente des attaques de ransomwares a mis en évidence l’importance de créer des sauvegardes de toutes les données critiques. Une sauvegarde des emails contient tous les messages d’une boîte aux lettres électronique. S’il arrive quelque chose à cette boîte aux lettres – par exemple si elle est chiffrée par un ransomware – toutes les données de messagerie peuvent être récupérées.

Une archive d’emails pourrait servir le même but, mais à certains égards, elle est différente de la sauvegarde. Une archive sert de dépôt pour tous les emails qui ne sont plus nécessaires, mais qui doivent être conservés pour répondre aux obligations légales concernant la conservation des données.

Si un email ou un groupe d’emails, doit être récupéré, les messages peuvent être localisés et restaurés très rapidement. C’est parce que l’archive comprend des métadonnées qui permettent de réaliser facilement des recherches dans l’archive. Quant à la sauvegarde, elle est destinée à la restauration en masse des emails. Trouver des messages individuels dans une sauvegarde peut être incroyablement long, coûteux et difficile.

Vous pouvez restaurer des emails à partir d’une sauvegarde à la suite d’une attaque de ransomware, pour se conformer à l’eDiscovery ou pour archiver les plaintes des clients.

Idée fausse n° 2 : les archives ne sont nécessaires que dans les secteurs hautement réglementées

La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (Sarbanes-Oxley Act of 2002 – SOX) exige que les organisations conservent une piste de vérification pendant 7 ans, ce qui comprend les communications par messagerie électronique. Cependant, ce ne sont pas seulement les organisations couvertes par la SOX qui doivent conserver les messages électroniques. Plusieurs États ont adopté des lois qui exigent que certains emails soient conservés pendant une période déterminée.

De plus, aucune entreprise n’est à l’abri des litiges. La législation exige que les communications par emails soient produites dans le cadre de la communication des documents électroniques. Ces communications doivent être trouvées et fournies rapidement, ce qui n’est possible que si vous créez une archive d’emails. Pourtant, le défaut de produire certains emails peut entraîner des pénalités financières importantes.

Idée fausse n° 3 : les archives doivent être stockées en interne

Il n’y a pas de loi qui stipule que les archives d’emails doivent être conservées sur place, mais de nombreuses entreprises croient à tort que c’est nécessaire. Ainsi, elles achètent du matériel et des logiciels coûteux pour créer une archive qui est conservée localement. C’est souvent pour des raisons de sécurité, car les services informatiques estiment que grâce à cela, ils peuvent mieux protéger leurs données de messagerie.

Cependant, les fournisseurs de services dans le cloud offrent la même sécurité, sinon plus, et leurs solutions ne nécessitent pas d’achat de matériel ni de maintenance matérielle et logicielle continue. De ce fait, les entreprises paient inutilement des prix élevés pour leurs archives.

Il n’est pas nécessaire d’acheter du matériel coûteux pour stocker d’importantes archives d’emails et il n’est pas nécessaire de mettre à disposition des ressources pour sécuriser les matériels et logiciels. Les systèmes de stockage sur site sont également peut flexible, alors que la solution d’archivage des emails dans le cloud est extrêmement évolutive. Lorsqu’une plus grande capacité est nécessaire, un espace de stockage supplémentaire est toujours disponible.

Idée fausse n° 4 : le stockage à long terme des emails augmente le risque

De nombreuses entreprises ne conservent les emails que pendant une période limitée, par exemple 90 jours. Après cette période, les messages sont définitivement supprimés. En effet, si un email est supprimé, il ne peut causer aucun dommage. Par contre, s’il s’agit par exemple d’un message contenant une plainte, ou un email qui doit être retrouvé pour être utilisé comme preuve électronique, le défaut de produire ces messages pourrait exposer votre entreprise de lourdes sanctions.

Si vous souhaitez répondre aux exigences de conformité, réduire les coûts et pouvoir récupérer instantanément vos emails, une archive de messagerie est nécessaire.

Pour en savoir plus sur les avantages de l’archivage des emails, et pour plus d’informations sur ArcTitan. Contactez TitanHQ dès aujourd’hui.

Coûts de l’archivage des e-mails : comparaison des prix des principales solutions d’archivage des e-mails

Coûts de l’archivage des e-mails : comparaison des prix des principales solutions d’archivage des e-mails

Les solutions d’archivage des e-mails ont été développées par de nombreux fournisseurs de services dans le cloud, mais les prix peuvent varier considérablement d’un produit à l’autre, même si les produits sont dotés d’un ensemble de fonctionnalités pratiquement identiques. Choisir la meilleure solution d’archivage des e-mails pour votre entreprise peut donc être un véritable défi.

Même si la différence de prix n’est que d’un ou deux euros par utilisateur, lorsqu’on multiplie cela par le nombre d’employés dans votre entreprise, la différence de coût peut aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros par an.

Pour vous aider à choisir le meilleur prix possible sur l’archivage des e-mails, nous avons créé une grille de comparaison des prix de l’archivage d’e-mails pour 2019. La grille comprend certaines des solutions les plus connues et donne un prix typique par utilisateur, par mois et par an. Elle fournit également le coût annuel total pour une entreprise qui utilise 100 comptes de messagerie. Les prix sont tirés des listes de prix disponibles en date du 4 mai 2018.

Comme vous pouvez le voir, la solution d’archivage d’e-mails de TitanHQ, ArcTitan, est très compétitive. Il s’agit d’une solution abordable pour la plupart des entreprises. Basée dans le cloud, ArcTitan constitue une solution d’archivage des e-mails facile à mettre en place. De plus, elle ne requiert aucun matériel ou logiciel.

Coûts d’archivage des e-mails

Caractéristiques principales d’ArcTitan

  • 100% basé dans le cloud
  • Aucun matériel ou logiciel n’est requis
  • Aucune limite de nombre ou d’espace de stockage
  • Évolutivité pratiquement illimitée
  • Améliore la fonctionnalité de recherche et de stockage d’Office 365
  • Archivage et récupération rapides (ArcTitan peut traiter 200 e-mails par seconde)
  • Design intuitif pour une utilisation facile par tous les employés, que ce soit avec un ordinateur de bureau ou avec un équipement mobile
  • Chiffrement complet des e-mails au repos et en transit pour respecter les obligations de la HIPAA
  • Maintien d’une piste de vérification complète
  • Accès à distance aux archives à partir des utilisateurs autorisés depuis n’importe quel endroit ou appareil
  • Protection complète contre la perte de données et les pannes de serveur de messagerie
  • Soutien à la clientèle de pointe de l’industrie

Comme toutes les autres solutions TitanHQ, ArcTitan est disponible en version d’essai gratuite et sans engagement. L’essai gratuit est pour le produit complet et toutes les caractéristiques du produit sont disponibles. Pendant l’essai, les entreprises ont accès à un ingénieur expérimenté qui vérifiera la configuration et fera des recommandations. Par ailleurs, sachez que le support technique est disponible gratuitement pendant la période d’essai. Après cette période d’évaluation, si vous êtes satisfait du produit, vous pouvez acheter une licence et continuer à utiliser ArcTitan. Vous n’avez pas besoin d’autres installations pour bénéficier du même service.

Si vous n’êtes pas satisfait pour une raison quelconque, il n’y a aucune obligation de procéder à un achat et TitanHQ vous souhaite bonne chance dans votre recherche d’une solution alternative.

Si vous avez des questions au sujet d’ArcTitan, ou bien si vous voulez bénéficier d’un essai gratuit du produit, contactez TitanHQ dès aujourd’hui.

Pourquoi Office 365 ne suffit pas pour l’archivage des emails

Pourquoi Office 365 ne suffit pas pour l’archivage des emails

Dans ce dossier, nous expliquerons pourquoi les entreprises qui utilisent Office 365 devraient mettre en œuvre un service d’archivage des e-mails tiers plutôt que d’utiliser la fonction d’archivage d’Office 365 pour assurer la conformité.

De nombreuses entreprises ont abandonné leurs systèmes de messagerie Exchange sur site et ont choisi la solution d’archivage des e-mails dans le cloud. Les avantages d’une telle mesure sont nombreux. Le passage au cloud signifie qu’il n’est plus nécessaire d’acheter et de maintenir du matériel sur site. Les entreprises peuvent donc libérer l’espace dédié aux disques physiques. De plus, il n’y a pas de limite quant au nombre de compte de messagerie pouvant être configuré.

Les entreprises stockent d’énormes quantités d’informations critiques dans leurs boîtes de messagerie, telles que les contacts, les bons de commande, les documents juridiques et la propriété intellectuelle. Il est important que ces informations soient toujours disponibles et ne puissent pas être supprimées accidentellement. Une étude d’IDC suggère que 60 % des informations sensibles pour l’entreprise sont effectivement stockées dans leur système de messagerie électronique.

La plupart du temps, cette information n’est pas nécessaire, il est donc logique d’archiver les e-mails. Mais lorsque l’information contenue dans les archives doit pouvoir être trouvée et récupérée via une simple recherche.

Si les e-mails doivent être récupérés pour des raisons légales, les entreprises doivent démontrer que les messages archivés, c’est-à-dire les conversations passées avec un client, doivent être exactement la même que ceux qui ont été reçus ou envoyés par un client. L’entreprise doit donc prouver que les e-mails n’ont pas été modifiés.

Les utilisateurs d’Office 365 peuvent prouver l’authenticité d’un e-mail en le conservant dans Office 365. Les messages placés en mise attente légale sont conservés dans leur forme originale, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas modifiés. Il incombe à l’administrateur d’Office 365 d’activer  cette fonctionnalité via le panneau d’administration. De cette manière, les messages édités et supprimés peuvent toujours être récupérés avec le message original par l’intermédiaire du Compliance Center.

Pour garantir la conformité, la mise en attente légale ne doit jamais être désactivée. Sans cela, les messages risquent d’être perdus à jamais dans le système de messagerie électronique.

Il y a deux options de mise en attente légale : la mise en attente pour litige et la retenue sur place. Dans le premier cas, tous les messages seront conservés, même s’ils sont supprimés des boîtes de réception.

Avec la mise en attente sur place, l’administrateur peut définir des critères pour une requête de recherche et seuls les messages qui répondent à cette requête de recherche seront préservés. Avec la mise en attente sur place, si un utilisateur supprime un e-mail qui n’est pas couvert par la requête de recherche, il sera purgé dans les 14 jours qui suivent et ne pourra plus être récupéré, même par l’équipe informatique. Avec cette option, les entreprises ne pourront pas prouver qu’un message n’a pas été envoyé.  Si un message n’est pas dans l’archive, cela pourrait simplement signifier qu’il n’a pas été récupéré par la requête de recherche.

La mise en attente légale est donc la meilleure option, mais tant que la mise en attente légale est configurée, la boîte aux lettres ne peut pas être supprimée, même si cette personne quitte l’entreprise. Si un compte utilisateur est supprimé et que cet utilisateur dispose d’un compte de messagerie, il pourra être supprimé, peu importe que le compte soit toujours en attente légale ou non.

La plupart des solutions d’archivage des e-mails de tiers utilisent une méthode d’archivage appelée journalisation. La journalisation prend une copie de tous les e-mails entrants et sortants sur le serveur de messagerie, ou de tous les messages des utilisateurs sélectionnés en temps réel. En plus du message, toutes les métadonnées et les pièces jointes qui y sont associées sont incluses dans le message du journal. Cette méthode d’archivage est utilisée par Microsoft Office 365, mais elle a des limites :

  • Les recherches sont limitées à moins de 10 000 comptes de messagerie par recherche.
  • Les résultats de recherche sont limités à 200 résultats avec Compliance Center. Pour obtenir plus de résultats en une seule recherche, un fichier .pst doit être utilisé. Puisque les fichiers .pst peuvent être édités. Cette méthode ne garantit donc pas l’authenticité du message, car des modifications peuvent encore être effectuées.
  • Un maximum de 2 recherches eDiscovery peuvent être effectuées à la fois au sein d’une même entreprise.
  • Si le service de messagerie tombe en panne, les e-mails qui sont mis en attente pour litige et/ou ceux mise en attente sur place ne sont pas accessibles.
  • Si la fonction Litigation Hold est désactivée, il n’est pas possible de prouver que les e-mails sont des originaux.
  • Sans une mise en attente pour litige, il n’est pas possible de prouver qu’un e-mail n’a pas été envoyé.
  • Les recherches sont limitées à la barre de recherche Outlook.
  • Les recherches peuvent être difficiles pour les utilisateurs non avisés.
  • Les recherches sont lentes, surtout si vous cherchez dans plusieurs dossiers. Par exemple, une recherche de 50 000 comptes de messagerie prendra environ 20 minutes.
  • Si des personnes quittent l’entreprise, les e-mails ne seront plus conservés, sauf si la boîte de messagerie est entretenue, ce qui a des répercussions financières.

Cette dernière question peut s’avérer coûteuse pour les organisations. Afin de maintenir la boîte de messagerie d’un utilisateur qui quitte l’entreprise, la licence pour cet utilisateur doit être maintenue. Si cet utilisateur doit être remplacé, une autre licence sera nécessaire pour son remplaçant.

Cela signifie que, pour une organisation de 50 employés, qui travaille pour le compte de l’entreprise pendant environ deux ans, l’entreprise doit payer 200 licences par an, alors qu’à un moment donné, seules 50 licences devraient être requises. Cela représente un coût supplémentaire important et inutile.

TitanHQ a développé sa solution d’archivage d’e-mails, ArcTitan, pour fonctionner en toute transparence avec Office 365. La solution résout les problèmes de conformité et de performance mentionnés ci-dessus. Elle complète également le Compliance Center de Microsoft avec des outils de recherche et de récupération beaucoup plus puissants. Les messages peuvent être trouvés et récupérés beaucoup plus rapidement et efficacement, et les entreprises pourront faire des économies considérables, car elles ne paient que les licences dont elles ont besoin, quel que soit le nombre d’employés qui quittent l’entreprise et sont remplacés.

Si vous êtes à la recherche d’une solution d’archivage des e-mails plus puissante pour Office 365, et qui peut rapidement et facilement être mise en œuvre en une seule étape, appelez l’équipe TitanHQ dès aujourd’hui. ArcTitan vous permettra d’économiser de l’argent et de garantir la conformité de vos systèmes d’archivage des e-mails.

Principales raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin d’archiver leurs e-mails

Principales raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin d’archiver leurs e-mails

La messagerie électronique contient une propriété intellectuelle précieuse qui doit être protégée contre la perte. Quelles sont les alternatives qui s’offrent à vous pour atteindre cet objectif ?

La propriété intellectuelle est l’ensemble des idées, des inventions et des conceptions qui donnent de la valeur à votre entreprise. Bref, c’est votre capital intellectuel. Pour Google, ce sont les secrets de leur algorithme de recherche. Pour Lockheed Martin, c’est le design de leur nouveau chasseur furtif. Pour Pixar, c’est le logiciel qu’il a développé pour créer des graphiques de qualité supérieure.

Le terme propriété intellectuelle désigne la propriété incorporelle comme les brevets, les marques de commerce, les droits d’auteur et les secrets commerciaux. Les brevets, les marques de commerce et les droits d’auteur sont déposés dans les coffres de l’État, où le gouvernement est responsable de leur catalogage. Dans le cas d’un nouvel algorithme de tri ou d’une nouvelle conception de puce, ces documents de conception détaillés deviennent une affaire publique, de sorte que personne ne puisse la copier ou, si tel est le cas, le titulaire des droits puisse invoquer la contrefaçon.

Mais les secrets commerciaux prennent de nombreux formats différents. Cela comprend les e-mails et les documents qui y sont joints. Quel que soit le système que vous utilisez pour la messagerie, Exchange ou Zimbra, ceux-ci contiennent l’historique chronologique complet du développement de votre produit, de sa conception à sa révision, en passant par sa publication.

Pourquoi des archives fiables sont-elles importantes ?

Ces documents ont été stockés dans différents référentiels au fil des ans, à mesure que les technologies évoluaient. D’abord les disques partagés, puis Lotus Notes, puis SharePoint.

Lorsqu’une entreprise passe d’une plate-forme à l’autre, ces données sont censées être migrées, mais le document ou l’e-mail que vous avez écrit il y a 7 ans et enregistré sur un point de montage partagé sur le réseau risque de ne plus exister. C’est pourquoi il est important de disposer d’archives fiables.

De plus, la perte de documents archivés et de leurs pièces jointes expose l’entreprise à des risques réglementaires et juridiques importants.

Législation concernant la conservation des documents

Le gouvernement a des exigences particulières en matière de conservation des documents. Aux États-Unis, ces règles sont plus strictes qu’au sein de l’UE.

  • Suite à la faillite d’Enron, la loi Sarbanes-Oxley (SOX) a été adoptée afin que les entreprises puissent documenter l’exactitude de leurs états financiers.
  • La réforme des soins de santé s’est accompagnée de la loi HIPPA (Health Insurance and Patiently Portability Act).
  • La mise à jour de la loi Gramm-leach-Bliley, Franks-Dodds, était également apparue avec la récente récession et l’effondrement des frères Lehman.

L’objectif de toutes ces législations est d’obliger les entreprises à tenir des registres électroniques afin qu’elles puissent les produire en cas de litige, d’accusations de fraude ou de différend entre une entreprise et des actionnaires ; des intervenants ou des organismes de réglementation. Certaines de ces règles, comme la SEC 17a-3-4, stipulent le format requis – cette règle stipule que les dossiers électroniques doivent être conservés dans des installations sécurisées hors site et inviolables.

Les personnes accusées d’avoir altéré des dossiers électroniques sont passibles d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 20 ans. Les exigences de conservation sont de 5 ans pour les dossiers des Sox et de 6 ans dans le cadre de l’HIPAA. Par ailleurs, en cas de litige, il est préférable d’avoir des archives permanentes.

Qu’en est-il de la propriété intellectuelle ?

Ce n’est pas seulement le modèle de conception d’un produit qu’il faut protéger, mais toute son évolution. Si votre entreprise intente une action contre un concurrent pour contrefaçon de brevet ou violation de droit d’auteur, c’est à ce moment que vous aurez besoin d’un e-mail pour documenter la piste qui a mené au développement de ce produit.

Les e-mails entre les dirigeants, les clients et les fournisseurs peuvent dans ce cas aider les avocats à démontrer que le concurrent tire profit de gains mal acquis.

Ce qu’on appelait autrefois la découverte s’appelle maintenant e-Discovery

C’est là que les archives sont d’une importance cruciale. L’omission de maintenir un centre d’archives pourrait constituer une infraction aux règlements ou même un outrage au tribunal.

Il existe plusieurs façons d’archiver les e-mails. La façon peu pratique et peu flexible est de copier les fichiers de données PST et NSF vers un stockage à long terme, puis d’importer ces données en ligne lorsque vous recherchez quelque chose qui date de quelques mois ou quelques années auparavant. C’est un peu comme si vous exportiez une base de données Oracle vers un format d’archivage et que vous l’importiez de nouveau lorsque vous recherchez quelque chose qui n’est pas en ligne.

La meilleure alternative est d’archiver les e-mails de manière à ce que les utilisateurs ne semblent pas du tout hors connexion. C’est ce que fait un fournisseur de solutions d’archivage d’emails dans le cloud. Ce type de configuration permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans les archives et de récupérer des documents dans les dossiers de messagerie électronique actifs à l’aide d’un système d’archivage d’e-mails dans le cloud, comme ArcTitan, tout en respectant les règles relatives aux archives hors site, sécurisées et protégées.

Autres raisons de conserver des archives protégées

  • La violation des réglementations gouvernementales n’est pas la seule raison de conserver des archives protégées. Vous aurez besoin de ces documents en cas de poursuites judiciaires. Il peut s’agir de poursuites pour harcèlement sexuel, de congédiements illégaux, de responsabilité liée à des produits, voire de plaintes criminelles.
  • Les archives sont également importantes en cas de litige entre vendeurs ou entre contractants et en cas de questions concernant les garanties de produits telles qu’elles figurent dans l’e-mail : factures, contrats numérisés et accords.
  • Enfin, les archives sont importantes lorsque vous perdez les détails techniques sur la façon de faire quelque chose que vous avez réalisé il y a 3 ans, lorsque l’employé qui l’a conçu était toujours dans votre entreprise.

Réduisez donc les risques pour votre entreprise en mettant vos archives d’e-mails dans le cloud sécurisé, en vous fiant à un professionnel spécialisé dans ce domaine.

Ce que vous devez savoir sur les lois sur la conservation des données commerciales

Ce que vous devez savoir sur les lois sur la conservation des données commerciales

Beaucoup de gens croient que seules les entreprises réglementées doivent conserver les e-mails et d’autres fichiers numériques. C’est une idée fausse et dangereuse. Les lois sur la conservation des données touchent la plupart des entreprises, qu’elles soient réglementées ou non.

Les lois que vous devez respecter dépendent du pays dans lequel vous exercez vos activités. Aux États-Unis, la liste des réglementations est longue : SOX, HIPPA, Franks-Dobbs, Gramm Leach Bliley, et même le USA Patriot Act. En Europe, il existe des lois spécifiques pour les pays membres de l’UE, ainsi que pour l’Union européenne dans son ensemble.

Saviez-vous que vous pourriez commettre un crime si vous supprimez un e-mail ? Vous réutilisez des supports de sauvegarde qui peuvent aller à l’encontre de la loi ? Faites cela avec une intention malveillante et vous risquez de purger 20 ans de prison aux États-Unis. Le défaut de produire des e-mails pour les vérificateurs peut également amener la SEC (Security and Exchange Commission) à imposer une amende aux entreprises financières.

Voici un résumé de certains des règlements particuliers et voici comment ils ont vu le jour. En raison du grand nombre d’organismes de réglementation et de règles qui se chevauchent, certaines organisations décident de tout conserver, et pour toujours. La raison est que certaines règles stipulent que le document A doit être conservé pour la période B et le document C doit être conservé pour la période D.

Les règlements peuvent encore se compliquer, car les différentes périodes et règles de conservation s’appliquent à différents types de données. Il est plus simple de supposer que vous avez besoin d’une copie inviolable et hors site de toutes les communications commerciales, des dossiers de paie et de santé, et des transactions comptables, et ce, pour toujours.

SOX

Après le scandale Enron aux États-Unis, le Congrès a adopté la loi Sarbanes-Oxley de 2002 pour faire en sorte que les entreprises démontrent la véracité de leurs états financiers. L’objectif était d’étayer l’affirmation « Tout va bien ici. Les affaires vont bien » avec des faits réels pour protéger les investisseurs contre la fraude (dans le cas d’Enron).

À cette fin, tout type de données comptables doit être conservé pendant 7 ans. Étant donné que les e-mails peuvent contenir des informations concernant les audits de la société et l’examen des états financiers réalisés par le comptable, ils doivent alors être conservés pendant cette période.

Les mesures prises dans le cadre de l’exploitation de l’entreprise sont également liées aux résultats financiers, de sorte qu’elles doivent être conservées pendant sept ans. Bref, le mieux serait donc de conserver tous vos e-mails pendant au moins 7 ans.

HIPAA

L’HIPAA est la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie. Il a été adopté sous le mandat du président Clinton pour permettre aux Américains de conserver leur assurance maladie lorsqu’ils perdent leurs emplois. Cette cruelle partie du capitalisme a été remplacée par la nouvelle loi sur la santé du président Obama, mais les exigences de l’HIPPA en matière de paperasserie demeurent.

On pourrait penser qu’une loi appelée « assurance maladie… » s’adresserait uniquement aux professionnels de la santé. Bien au contraire, la loi s’applique aux discussions sur la santé de toute personne, y compris votre personnel. Il peut s’agir d’un employé qui demande un congé médical pour consulter un médecin ou pour s’occuper d’un enfant malade ; ou bien d’un parent vieillissant. Du moment que la communication se fait par e-mail, l’HIPPA exige que vous conserviez le message pendant six ans.

Les règles au Royaume-Uni

Watson et Hall ont passé en revue les règles en matière de détention de documents au Royaume-Uni. Leur matrice regroupe les exigences de communication et de conservation par secteur : finance, gouvernement, communication et conformité interentreprises.

Selon Watson et Hall, les entreprises basées au Royaume-Uni sont tenues de conserver les dossiers fiscaux pendant trois ans ; les messages texte sur téléphone cellulaire pendant un an (ce serait difficile) ; et les e-mails pendant un an, à moins que vous soyez une entreprise financière, auquel cas l’exigence est de six ans.

Les fournisseurs d’accès internet (FAI) et les entreprises hébergeant des sites web sont tenus de conserver un registre de leur activité sur internet pendant 4 jours et des informations sur la connexion Internet pendant un an.

Lois allemandes sur la conservation des données

Iron Mountain, l’entreprise américaine d’archivage de documents et de données informatiques, a dressé une liste pour l’Allemagne. En effet, les entreprises allemandes et les entreprises opérant en Allemagne sont tenues de conserver les communications commerciales pendant 6 ans et les données salariales et comptables pendant 10 ans.

Archivage des e-mails avec ArcTitan Cloud

Les exigences eDiscovery stipulent que les e-mails doivent être conservés et consultables pendant 6 ans. Par conséquent, il est important d’utiliser un système d’archivage d’e-mails – comme ArcTitan – qui donne aux utilisateurs un accès en ligne à ce qui est archivé hors ligne et hors site.

Il existe une alternative consistant à suivre un processus fastidieux pour restaurer des fichiers de données d’e-mails à partir d’une sauvegarde afin de rechercher ce qui pourrait être demandé à votre entreprise. Cependant, il s’agit d’un processus lourd et sujet aux erreurs.

ArcTitan inclut un navigateur en langage naturel via lequel vous pouvez rechercher dans les archives de votre messagerie électronique tous les éléments liés, par exemple, à « Fusion avec Acme Company ». Cet outil permet à votre entreprise de rester en conformité avec les réglementations en vigueur et de se conformer facilement aux exigences eDiscovery.