Archivage des emails dans Outlook

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Microsoft fournit l’archivage des emails dans Outlook depuis l’introduction de MS Exchange 2010. Mais pour de nombreuses organisations, ce n’est pas une solution idéale. L’archivage des emails de Microsoft pour Outlook ne dispose pas d’une fonction de sauvegarde et de restauration par défaut. Ainsi, les emails archivés ne sont accessibles que via un plug-in Outlook, et plusieurs copies du même email, du contenu de l’email ou de sa pièce jointe sont sauvegardées dans les dossiers d’archives. Ceci épuise rapidement l’espace de stockage et les ressources disponibles sur le serveur Exchange.

Bien que Microsoft propose une solution cloud premium pour résoudre les problèmes d’espace de stockage, ce n’est pas non plus l’idéal. La solution de Microsoft ne tient pas compte du fait que les entreprises peuvent vouloir appliquer des politiques d’archivage ou de conservation à l’échelle de l’entreprise.

De plus, la solution cloud a été critiquée pour sa latence, son incapacité à effectuer plus de deux recherches simultanément et pour avoir limité les résultats de recherche par défaut des utilisateurs finaux à 250 emails. Naturellement, la solution ne prend en charge aucun autre service de messagerie que Microsoft Outlook.

Il y a aussi un problème majeur de conformité.

Les solutions d’archivage des emails sur site et dans le cloud de Microsoft Outlook ne protègent pas les emails archivés contre leur altération. Il n’y a pas de journaux d’audit inviolables pour identifier quand les emails archivés ont été consultés, ce qui signifie qu’une organisation ne peut prouver qu’un email renferme un contenu original et immuable. Cela dit, si vous recherchez un archivage des emails conforme pour Outlook, vous devez chercher ailleurs.

L’importance des journaux d’audit inviolables pour la conformité au RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE a été introduit en mai 2018 dans le but de donner aux citoyens de l’UE plus de droits sur la manière dont leurs données personnelles sont obtenues, traitées, partagées et conservées. Parmi les articles relatifs à la protection de la vie privée et à la sécurité des données, l’article 2 stipule que « les entreprises doivent protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite ou la perte accidentelle, et empêcher toute forme de traitement illicite, en particulier toute divulgation, diffusion ou accès non autorisés, ou toute modification des données personnelles ».

En l’absence de registres de vérification inviolables, il sera impossible pour une entreprise de déterminer si des données personnelles ont été consultées ou modifiées sans autorisation, ce qui exposera l’entreprise à des amendes potentielles pour non-conformité. Les restrictions imposées aux recherches et aux résultats de recherche pourraient également s’avérer une pierre d’achoppement si les entreprises conservent d’importantes bases de données relatives aux citoyens de l’UE, qui ont désormais le droit de demander l’accès aux données et que leurs demandes soient traitées dans les trente jours.

Plusieurs autres domaines de conformité au RGPD devraient préoccuper les entreprises qui utilisent Outlook pour archiver leurs emails. Par exemple, la règle du minimum nécessaire et la règle stipulant que les données personnelles ne devraient être conservées que tant qu’il existe une base légale pour leur conservation affectera la manière dont les entreprises appliquent les politiques d’archivage et de conservation. Ces politiques doivent être conformes aux exigences du RGPD afin de réussir les contrôles RGPD et d’atténuer les conséquences d’une violation des données personnelles.

Comment l’archivage des emails dans Outlook devrait-il fonctionner ?

L’archivage des emails dans Outlook devrait faciliter la vie des équipes informatiques et des administrateurs plutôt que l’inverse. Il devrait copier tous les emails entrants et sortants qui passent par le serveur de courrier d’une organisation et supprimer le contenu dupliqué avant d’indexer et de comprimer les données. Les archives devraient être accessibles aux utilisateurs autorisés à partir de n’importe quel appareil connecté, et les « stubs » des emails archivés devraient demeurer sur le serveur d’email pour permettre des recherches rapides et précises.

Un système d’accès délégué devrait être installé pour s’assurer que les emails essentiels à l’entreprise ne sont accessibles qu’au personnel autorisé et pour prévenir le vol de données des employés. Il devrait y avoir une méthode simple d’application des politiques d’archivage et de conservation à l’échelle de l’entreprise, ainsi que des mécanismes de rapport pour que les administrateurs puissent surveiller l’accès aux documents archivés et identifier toute activité inhabituelle ou propre au client.

Plus important encore, l’archivage des emails dans Outlook devrait être conforme. Ce n’est pas seulement l’incapacité de Microsoft à empêcher l’altération non autorisée des emails qui est préoccupante. Les entreprises qui comptent sur l’archivage des emails dans Outlook dans le cadre d’un plan de reprise après sinistre seront très déçues lorsqu’elles découvriront qu’elles doivent déployer et configurer à l’avance des sauvegardes Exchange compatibles VSS. Naturellement, le logiciel de sauvegarde ne prend en charge aucun service de messagerie autre que Outlook.

Fonctionnalités clés pour atteindre les objectifs de l’archivage des emails

Selon la nature de votre organisation, son secteur d’activité et sa taille, vous pouvez avoir plusieurs objectifs différents en matière d’archivage des messages électroniques.

Certaines entreprises viseront à réduire la charge sur leur serveur de messagerie, tandis que d’autres voudront utiliser les fonctions d’archivage de messagerie pour Outlook afin d’augmenter la productivité ou de centraliser la messagerie distribuée sur plusieurs serveurs au même endroit.

Toutefois, afin de maximiser l’efficacité d’une solution d’archivage, elle devrait inclure les caractéristiques clés suivantes : Déduplication et stubbing pour maximiser la vitesse à laquelle les recherches sont effectuées. Accès délégué pour définir des niveaux d’autorisation et atténuer le risque de vol de données via la messagerie électronique. Audit inviolable pour garantir l’intégrité des données d’emails archivées.

À moins que les entreprises n’aient une raison justifiable de choisir l’archivage sur site en utilisant Outlook, tous les emails devraient être archivés dans le cloud.

Il est toujours dans l’intérêt de l’entreprise de s’assurer que le centre de données de destination a une cote de sécurité IL4 ou supérieure et que toutes les communications entre les utilisateurs et le centre de données sont effectuées par des protocoles TLS. Ce niveau de sécurité garantira que les données d’emails ne sont pas menacées par des attaques de type « Man-in-the-Middle », et bien d’autres.

ArcTitan : archivage d’emails conforme pour Outlook à partir de WebTitan

ArcTitan est une solution d’archivage des emails dans le cloud de WebTitan et elle assure la conformité aux règlements de l’industrie. ArcTitan est une solution idéale pour l’archivage des emails dans Outlook, car elle permet aux administrateurs de définir leurs propres politiques de conservation en fonction des besoins de l’entreprise en matière de réglementation et de conformité. Elle comprend également les trois fonctions clés dont les entreprises ont besoin pour atteindre leurs objectifs d’archivage des emails.

ArcTitan est compatible avec plusieurs serveurs d’échange. En plus de prendre en charge Outlook via un portail basé sur un navigateur ou un plug-in Outlook, la solution prend également en charge de nombreux autres services et applications de messagerie, notamment Google, Zimbra, AXIGen, Neon Insight et iMail. ArcTitan peut être intégré avec LDAP, Active Directory et NetIQ pour définir rapidement et facilement les niveaux de permission.

ArcTitan est aussi très rapide. Il est capable de dédupliquer, indexer, compresser et archiver jusqu’à 200 emails par seconde. Il peut effectuer des recherches dans une base de données de 30 millions d’emails en une seconde et peut supporter jusqu’à 60 000 utilisateurs, sans perdre sa performance. Les recherches peuvent être sauvegardées ou automatisées, et un choix d’options existe pour la récupération des emails. Les rapports de journal détaillés peuvent également être exportés au format PDF ou TIFF.

Si votre organisation est préoccupée par les lacunes de l’archivage des emails de Microsoft Outlook, communiquez avec nous dès aujourd’hui pour essayer gratuitement ArcTitan pendant trente jours. Nous serons également heureux d’assurer la liaison avec votre équipe informatique pour gérer le déploiement afin que, une fois la période d’essai gratuite terminée, vous puissiez passer à un compte complet sans avoir à modifier la configuration.