En raison du volume colossal des données à conserver, l’archivage des emails pour les cabinets d’avocats peut créer des problèmes importants pour les entreprises utilisant une solution rigide ou non conforme. Nous étudions les options disponibles et recommandons une solution adaptée à l’archivage des emails pour tous les types de cabinets d’avocats.
Il est surprenant de constater qu’il n’existe pas beaucoup de réglementations spécifiques à l’archivage des emails pour les cabinets d’avocats. Bien que la plupart des barreaux et des règles de conduite professionnelle recommandent que les cabinets d’avocats conservent les dossiers de leurs clients pendant au moins sept ans après la clôture d’une affaire, la plupart des réglementations d’archivage des emails auxquelles ils doivent se conformer proviennent des secteurs dans lesquels leurs clients opèrent.
Par exemple, si un client exerce ses activités dans le secteur financier, certains emails doivent être conservés pendant au moins sept ans pour se conformer à la loi Sarbanes-Oxley.
De même, les emails à destination et en provenance de clients opérant dans l’industrie pharmaceutique peuvent être conservés jusqu’à trente-cinq ans, tandis que certains documents d’investissement et d’assurance doivent être conservés indéfiniment.
Cela peut entraîner la conservation d’un volume colossal de données dans les emails et impliquer des problèmes liés à l’espace disponible sur les serveurs de messagerie. De plus, ceci rend plus lent la recherche lorsque certains documents qui peuvent servir de preuve en cas de litige.
L’archivage des emails pour les cabinets d’avocats peut aider à résoudre ces problèmes, à condition que la solution choisie soit à la fois souple et conforme.
L’archivage des emails et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Il existe de nombreuses réglementations en matière de protection de la vie privée et de sécurité stipulées par les gouvernements fédéraux et les États.
Mais les cabinets d’avocats, dont les clients sont soumis au RGPD de l’UE, doivent également tenir compte des droits des personnes concernées de savoir quelles données personnelles sont conservées à leur sujet, de les corriger si elles sont incorrectes ou de demander leur effacement quand elles le veulent.
Le RGPD stipule également que seules les données minimales nécessaires peuvent être conservées pour atteindre le but pour lequel elles ont été collectées, et une fois ce but atteint, les données doivent être effacées de manière permanente.
Cela crée le scénario dans lequel les emails conservés dans des dossiers archivés peuvent être assujettis à plus d’une politique de conservation selon la nature de leur contenu.
Quelle que soit la solution choisie pour l’archivage des emails pour les cabinets d’avocats, elle doit être suffisamment souple pour appliquer plusieurs politiques concernant les données, tout en permettant d’effectuer des recherches rapides et d’obtenir des résultats précis.
Les demandes d’accès aux données doivent être résolues dans les trente jours, sinon le cabinet juridique pourrait se voir infliger une amende pour non-conformité, même si aucune violation des données n’a eu lieu.
Les options d’archivage des emails disponibles pour les cabinets d’avocats
Comme dans tous les secteurs, il existe trois options d’archivage des emails pour les cabinets d’avocats :
- Les solutions logicielles
- Les solutions matérielles
- Les solutions basées dans le cloud.
Les solutions logicielles seront très probablement l’option choisie par les cabinets d’avocats qui s’abonnent au service premium de Microsoft Office 365, bien que cette option ne dispose pas de journaux d’audit inviolables ni de capacités efficaces de reprise après sinistre.
Les solutions matérielles, à savoir celles qui utilisent un stockage amovible pour archiver les emails, sont plus efficaces pour assurer des copies immuables des emails originaux et fournir une reprise totale après sinistre, mais elles sont inflexibles lorsqu’il s’agit de rechercher dans les archives d’emails et/ou de données personnelles en cas de demande d’accès aux données RGPD.
De plus, les dispositifs de stockage amovibles sont plus exposés au risque de vol, de perte ou de dommage.
L’archivage des emails dans le cloud pour les cabinets d’avocats résout le problème des capacités de recherche et de la sécurité en archivant les messages dans un seul endroit, c’est-à-dire un centre de données distant.
Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux emails archivés à partir de n’importe quel périphérique connecté à Internet, ce qui rend la solution d’archivage des emails dans le cloud meilleure que l’archivage logiciel pour les cabinets d’avocats qui disposent des serveurs de messagerie installés sur plusieurs sites.
Les options d’archivage des emails dans le cloud ne sont pas toutes les mêmes
Un point important à noter est que toutes les options d’archivage des emails dans le cloud ne sont pas les mêmes.
Il a déjà été mentionné que le service haut de gamme de Microsoft est inefficace pour la reprise après sinistre. Cela est dû au fait que le service d’archivage des emails de Microsoft pour Office 365 n’archive que les emails reçus ou envoyés par l’intermédiaire des comptes Office 365.
Si un autre fournisseur de services de messagerie est utilisé, à l’instar de Gmail, les données de messagerie seront définitivement perdues en cas de catastrophe naturelle ou de cyberattaque.
Par ailleurs, ce qui rend avantageux les options d’archivage des emails dans le cloud est que certaines solutions archivent les emails en temps réel, c’est-à-dire au moment où les emails passent par le serveur de messagerie. Par contre, d’autres solutions n’effectuent le processus d’archivage que périodiquement.
Il existe également des différences dans la façon dont le processus d’archivage est effectué. La plus importante d’entre elles étant liée à un processus appelé déduplication.
Dans le processus de déduplication, tout le contenu et les pièces jointes dupliqués sont retirés des emails avant que ceux-ci ne soient indexés, compressés et archivés. Ce processus accélère les recherches. Les résultats de recherche sont livrés plus rapidement.
Lorsque les résultats sont livrés, les utilisateurs n’ont plus besoin de piocher dans des dizaines d’emails pour trouver l’information dont ils ont besoin. Toutes les options d’archivage des messages électroniques dans le cloud ne disposent pas de cette capacité.
ArcTitan Cloud – Archivage flexible et conforme des emails pour les cabinets juridiques
ArcTitan Cloud de SpamTitan est un service d’archivage des emails basé dans le cloud. Il élimine les problèmes tels que l’archivage des messages électroniques à compte unique, périodiques et dupliqués, en archivant tous les emails lorsqu’ils passent par le serveur de messagerie, après que leurs contenus ont été dédupliqués, indexés, compressés et archivés dans un format chiffrés, dans un centre de données sécurisé.
ArcTitan Cloud a la flexibilité nécessaire pour permettre l’application de politiques d’archivage et de conservation par utilisateur, par client, par département ou de manière universelle afin de répondre aux exigences de conformité du cabinet d’avocats (ou de ses clients).
Il offre également un niveau de sécurité qui garantit qu’un email ne sera plus jamais perdu ou volé, et propose des journaux d’audit inviolables avec lesquels les administrateurs peuvent identifier les accès non autorisés et les modifications.
ArcTitan Cloud est rapide.
Notre solution est capable d’archiver jusqu’à deux cents emails par seconde et de rechercher une base de données dans trente millions d’emails en moins d’une seconde. Il n’y a pas de limite au nombre de recherches qui peuvent être effectuées simultanément ou au nombre de résultats de recherche.
Les résultats des recherches peuvent être exportés dans un fichier, imprimés ou restaurés sur le serveur de messagerie pour une utilisation ultérieure.
Essai gratuit d’ArcTitan Cloud
Si votre cabinet d’avocats évalue les options d’archivage des emails, nous vous invitons à profiter d’un essai gratuit d’ArcTitan Cloud.
Cet essai gratuit vous permet de découvrir la flexibilité et la conformité de notre solution d’archivage des emails, sans frais de conversion de données ni d’assistance.
Votre cabinet juridique n’est pas obligé de continuer à utiliser ArcTitan Cloud à la fin de l’essai gratuit.
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