L’Universal Service Schools and Libraries Program, communément appelé E-rate Program, a été créé pour offrir des réductions aux écoles et bibliothèques éligibles pour les services de télécommunications, l’accès Internet et l’infrastructure réseau interne. Le programme est financé par le Fonds de service universel et est administré par l’Universal Service Administrative Company (USAC).
L’E-Rate peut fournir des services et des infrastructures essentiels qui seraient normalement inaccessibles à certaines organisations situées dans des régions pauvres. Le succès potentiel que peut procurer E-Rate peut exiger beaucoup de temps et d’efforts de la part des demandeurs. Le long processus exige de la patience et de la paperasserie.
Votre organisation doit avoir une stratégie E-Rate globale et une équipe désignée pour gérer et mener à bien le processus. Cependant, pour de nombreuses organisations éducatives, le dur labeur en vaut largement la peine au bout du compte.
Le processus E-Rate se décompose en six étapes successives. L’attention portée aux détails est essentielle à l’achèvement de chaque étape. Un aperçu de la progression complète est détaillé ci-dessous.
Les étapes du processus de demande E-Rate
Étape 1 — Le processus d’appel d’offres concurrentiel
Le processus de financement E-Rate commence par le dépôt du formulaire 470 qui sert de véhicule d’approvisionnement pour le programme. Il doit être déposé chaque fois qu’un achat de services éligibles au programme E-Rate est lancé au cours de l’année. Le formulaire 470 peut également être accompagné d’une demande de proposition (RFP).
La demande de proposition sert de document d’appel d’offres officiel qui décrit le projet et les services demandés de manière suffisamment détaillée pour que les soumissionnaires potentiels puissent comprendre pleinement la portée, les exigences et les détails du projet.
Les demandeurs doivent attendre au moins 28 jours à compter de la date de certification du formulaire 470 de la FCC avant de lancer le processus d’appel d’offres.
- Il est essentiel que le processus d’appel d’offres du formulaire 470 soit ouvert et équitable pour tous les soumissionnaires potentiels. Les règles de la FCC concernant ce processus d’appel d’offres précisent que :
- Tous les soumissionnaires doivent être traités de la même manière.
- Aucun soumissionnaire ne peut avoir une connaissance préalable des informations relatives au projet.
- Les mêmes informations doivent être divulguées à tous les soumissionnaires.
- Les soumissionnaires ne peuvent pas recevoir de cadeaux de la part des fournisseurs de services.
Étape 2 — Sélection d’un prestataire de services
Une fois la procédure d’appel d’offres clôturée, il sera temps d’évaluer les offres reçues et de sélectionner l’offre gagnante. Les candidats peuvent prendre en compte plusieurs facteurs au cours du processus d’évaluation. L’utilisation d’une matrice est fortement recommandée.
Les facteurs possibles peuvent inclure :
- le prix des biens ou services éligibles ;
- l’expérience antérieure du demandeur ;
- les qualifications du personnel ;
- la capacité de gestion de l’organisation ;
- la localité du prestataire de services ;
- Les objectifs environnementaux.
Étape 3 — Demande de rabais
- Une fois la proposition gagnante sélectionnée, il est temps de remplir le formulaire 471 de la FCC. Ce formulaire doit être rempli dans une fenêtre de demande spécifique et les dates de dépôt sont publiées à l’avance sur le site web du SLD (Schools and Libraries Division). Ce formulaire précise le montant exact de la demande et les services subséquents financés.
- Si vous déposez une demande pour des connexions internes de maintenance en plus des services de télécommunications/accès Internet, un formulaire 471 distinct doit être rempli pour chaque groupe.
- Notez que tous les bâtiments de votre campus qui sont impliqués dans le projet doivent avoir un numéro d’entité qui est attribué par l’USAC. Si vous n’avez pas de numéros d’entité correspondants, vous devez contacter cette institution.
Étape 4 — Examen de la demande
Toutes les demandes doivent être soumises à un examen initial et final. Le processus d’examen est important pour aider à éliminer la fraude ou le gaspillage afin de protéger l’intégrité du programme. L’USAC examine tous les formulaires soumis pour s’assurer qu’ils sont complets et exacts et peut émettre des questions supplémentaires concernant votre offre pour des sujets tels que :
- l’éligibilité des entités recevant le service ;
- l’éligibilité des services demandés ;
- le processus d’appel d’offres ;
- le calcul des rabais ;
- les contrats.
Afin d’éliminer les fraudes et les abus, les demandes peuvent faire l’objet d’un examen approfondi. Les demandeurs qui reçoivent des questions de suivi ont 15 jours pour y répondre, sauf si un délai supplémentaire est demandé. Il peut également être demandé aux candidats de fournir des documents concernant les processus d’appel d’offres et de sélection des fournisseurs de services.
L’USAC peut également demander une preuve documentée que le demandeur a la capacité de payer la partie sans rabais du service demandé non remboursé par l’USAC.
Une fois le processus d’examen terminé, l’USAC émettra une lettre de décision d’engagement de financement FCDL (Funding Commitment Decision Letter) concernant la décision relative à une demande de financement.
Si un demandeur n’est pas d’accord avec un aspect de la FCDL, il peut déposer un appel auprès de l’USAC ou de la FCC dans un délai de 60 jours. À noter que l’arriéré des appels peut être assez important.
Étape 5 — Début de la fourniture de services
Après la réception de votre FCDL, vous pouvez autoriser le fournisseur de services à commencer les services prescrits. Une fois que la fourniture de services a débuté, vous devez remplir le formulaire FCC 486 Notification Letter pour informer l’USAC que les services approuvés ont commencé et que la facturation peut commencer.
Le formulaire 486 confirme également que vous êtes en conformité avec la CIPA (Children’s Internet Protection Act) si vous recevez des services autres que ceux de télécommunications. Le formulaire 486 de la FCC doit être certifié au plus tard 120 jours après la date de début du service ou 120 jours après la date de la FCDL, selon la dernière éventualité.
Notez que le dépôt au-delà de la fenêtre prescrite peut entraîner une réduction du financement. Pendant cette période, vous devez déterminer quelle partie (vous, le demandeur, ou votre fournisseur de services) facturera à l’USAC le montant escompté attribué au coût des services.
Étape 6 — Facturation
Une fois que l’USAC a traité votre FCC Form 486, vous ou votre fournisseur de services pouvez commencer à facturer à l’USAC la part d’escompte attribuée aux services admissibles approuvés. Il existe deux façons de procéder :
Les demandeurs remplissent le FCC Form 472 ; le Billed Entity Applicant Reimbursement (BEAR) Form s’ils ont payé le fournisseur de services en totalité pour les services et veulent être remboursés pour le montant de la remise.
Les fournisseurs de services remplissent le formulaire FCC 474 ; le formulaire SPI (Service Provider Invoice) s’ils ont fourni des factures à prix réduit à leur client et s’ils veulent être remboursés du montant de la remise.
Une fois le financement accordé, vous devez choisir un fournisseur approprié pour votre filtrage de contenu. Il est important de s’assurer que le fournisseur offre une solution éligible au programme E-Rate.
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