Selon Gartner, 88 % des entreprises ont dû rendre le télétravail obligatoire pendant la pandémie du Covid-19.
- 306,4 milliards d’emails sont envoyés et reçus quotidiennement en 2020 (source : Radicati).
- 60 % des informations contenues dans les emails sont des données critiques pour les entreprises (source : IDC).
L’année 2020 restera dans l’histoire comme une année de défis. L’un de ces défis est la façon dont le travail à distance a changé le paysage technologique et commercial.
Pour que les communications entre les employés soient fluides et sans entrave, le courrier électronique a pris une place centrale.
L’archivage des emails dans le cloud offre un moyen de gérer les emails professionnels pour garantir leurs conformités, leurs sécurités et leurs confidentialités.
Le télétravail est-il devenu la nouvelle norme ?
Le travail à distance n’est pas nouveau. Avant la pandémie, en 2015, 3,4 % de la main-d’œuvre américaine travaillait déjà à domicile. Même après la pandémie, le travail à distance devrait faire partie de notre vie professionnelle.
Ce bouleversement des conditions de travail a eu un impact sur la productivité et la continuité des activités.
Pour passer du bureau au domicile, les entreprises dans le monde entier se sont tournées vers la technologie du cloud pour maintenir la communication et le flux de travail de leurs employés.
La technologie du cloud s’est développée pour répondre aux défis du travail à distance.
Cependant, comme les employés se connectent actuellement à distance, les organisations doivent s’assurer que la sécurité, la confidentialité et la conformité des données soient assurées, même en dehors des frontières du bureau.
L’archivage des emails dans le cloud offre un moyen économique et efficace de gérer les données liées aux comptes de messagerie électronique pour tous vos employés qui travaillent à distance.
Archivage du courrier électronique : par défaut, à distance ?
Le courrier électronique a toujours été une technologie qui était, par défaut, utilisée pour la communication à distance.
Cependant, il peut aussi servir à stocker de façon centralisée des données sensibles concernant les employés et leur entreprise.
Les entreprises peuvent l’utiliser pour conserver des informations, en se référant à d’anciens emails pour trouver des informations vitales et pour s’assurer que les mesures légales et de conformités sont respectées.
L’un des avantages de l’archivage du courrier électronique dans le cloud est la centralisation de serveurs de courriers électroniques disparates. Dans des conditions de travail à distance, c’est encore plus important.
L’archivage des emails dans le cloud offre un moyen de consolider et de gérer les données contenues dans les emails professionnels.
Mais comment l’archivage du courrier électronique s’intègre-t-il dans un monde de travail à distance ?
Et comment les questions de conformité, de sécurité et de confidentialité des emails sont-elles traitées dans des environnements de travail disparates ?
Télétravail, archivage des emails et conformité
Le courrier électronique est soumis à des réglementations sur la protection des données et à d’autres questions juridiques. Plusieurs règlements comportent des exigences concernant la conservation, l’intégrité, la sécurité et l’audit des emails.
Il s’agit notamment de la loi Sarbanes-Oxley (SOX) pour la prévention de la fraude et la protection des données personnelles via la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA).
L’archivage des emails dans le cloud peut répondre aux exigences réglementaires en offrant un contrôle d’accès, la possibilité de réaliser facilement les audits et une gestion de la conservation robuste.
Archivage et sécurité des emails
Le courrier électronique est une riche source de données sensibles, financières et de propriété intellectuelle, ce qui le place dans la ligne de mire des cybercriminels.
Les menaces en ligne telle que le Business Email Compromise (BEC) se concentrent sur l’usurpation d’adresses électroniques ou le piratage comme méthode pour voler de grosses sommes d’argent aux entreprises.
Les attaques d’initiés sont également préoccupantes, qu’elles soient malveillantes ou accidentelles.
L’archivage des emails dans le cloud peut atténuer les risques de perte de données. Les fonctionnalités comprennent le contrôle d’accès et la restauration des messages supprimés ou modifiés.
Une solution basée dans le cloud offre un environnement sécurisé tout en facilitant l’accès des employés à distance à ces messages.
Archivage et confidentialité des emails
En plus de contenir des données d’entreprise sensibles, les emails contiennent également des données sur vos clients.
Ces informations sont souvent très sensibles et peuvent contenir des informations financières, notamment des informations sur les comptes bancaires. Celles-ci doivent rester privées pour des raisons de conformité et de confiance.
Toutes les données relatives aux transactions, aux comptes clients, aux demandes, etc. doivent être archivées en toute sécurité.
Le fait de ne pas exécuter ces actions entraîne non seulement des amendes pour non-conformité, mais aussi une perte de réputation pour les entreprises.
La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA), par exemple, stipule qu’une entreprise doit mettre en place un processus de récupération et de suppression des données personnelles, sur demande.
Cela inclut les emails et les données dans les archives.
Les solutions d’archivage des emails basées dans le cloud doivent pouvoir attribuer des rôles aux personnes appropriées pour leur permettre d’examiner, d’exporter et de supprimer en toute sécurité les données et certains messages en cas de besoin.
Contactez l’équipe de TitanHQ si vous voulez discuter de la façon dont l’archivage des emails peut assurer la continuité des activités de vos employés qui travaillent à distance.