Dans ce dossier, nous expliquerons pourquoi les entreprises qui utilisent Office 365 devraient mettre en œuvre un service d’archivage des e-mails tiers plutôt que d’utiliser la fonction d’archivage d’Office 365 pour assurer la conformité.

De nombreuses entreprises ont abandonné leurs systèmes de messagerie Exchange sur site et ont choisi la solution d’archivage des e-mails dans le cloud. Les avantages d’une telle mesure sont nombreux. Le passage au cloud signifie qu’il n’est plus nécessaire d’acheter et de maintenir du matériel sur site. Les entreprises peuvent donc libérer l’espace dédié aux disques physiques. De plus, il n’y a pas de limite quant au nombre de compte de messagerie pouvant être configuré.

Les entreprises stockent d’énormes quantités d’informations critiques dans leurs boîtes de messagerie, telles que les contacts, les bons de commande, les documents juridiques et la propriété intellectuelle. Il est important que ces informations soient toujours disponibles et ne puissent pas être supprimées accidentellement. Une étude d’IDC suggère que 60 % des informations sensibles pour l’entreprise sont effectivement stockées dans leur système de messagerie électronique.

La plupart du temps, cette information n’est pas nécessaire, il est donc logique d’archiver les e-mails. Mais lorsque l’information contenue dans les archives doit pouvoir être trouvée et récupérée via une simple recherche.

Si les e-mails doivent être récupérés pour des raisons légales, les entreprises doivent démontrer que les messages archivés, c’est-à-dire les conversations passées avec un client, doivent être exactement la même que ceux qui ont été reçus ou envoyés par un client. L’entreprise doit donc prouver que les e-mails n’ont pas été modifiés.

Les utilisateurs d’Office 365 peuvent prouver l’authenticité d’un e-mail en le conservant dans Office 365. Les messages placés en mise attente légale sont conservés dans leur forme originale, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas modifiés. Il incombe à l’administrateur d’Office 365 d’activer  cette fonctionnalité via le panneau d’administration. De cette manière, les messages édités et supprimés peuvent toujours être récupérés avec le message original par l’intermédiaire du Compliance Center.

Pour garantir la conformité, la mise en attente légale ne doit jamais être désactivée. Sans cela, les messages risquent d’être perdus à jamais dans le système de messagerie électronique.

Il y a deux options de mise en attente légale : la mise en attente pour litige et la retenue sur place. Dans le premier cas, tous les messages seront conservés, même s’ils sont supprimés des boîtes de réception.

Avec la mise en attente sur place, l’administrateur peut définir des critères pour une requête de recherche et seuls les messages qui répondent à cette requête de recherche seront préservés. Avec la mise en attente sur place, si un utilisateur supprime un e-mail qui n’est pas couvert par la requête de recherche, il sera purgé dans les 14 jours qui suivent et ne pourra plus être récupéré, même par l’équipe informatique. Avec cette option, les entreprises ne pourront pas prouver qu’un message n’a pas été envoyé.  Si un message n’est pas dans l’archive, cela pourrait simplement signifier qu’il n’a pas été récupéré par la requête de recherche.

La mise en attente légale est donc la meilleure option, mais tant que la mise en attente légale est configurée, la boîte aux lettres ne peut pas être supprimée, même si cette personne quitte l’entreprise. Si un compte utilisateur est supprimé et que cet utilisateur dispose d’un compte de messagerie, il pourra être supprimé, peu importe que le compte soit toujours en attente légale ou non.

La plupart des solutions d’archivage des e-mails de tiers utilisent une méthode d’archivage appelée journalisation. La journalisation prend une copie de tous les e-mails entrants et sortants sur le serveur de messagerie, ou de tous les messages des utilisateurs sélectionnés en temps réel. En plus du message, toutes les métadonnées et les pièces jointes qui y sont associées sont incluses dans le message du journal. Cette méthode d’archivage est utilisée par Microsoft Office 365, mais elle a des limites :

  • Les recherches sont limitées à moins de 10 000 comptes de messagerie par recherche.
  • Les résultats de recherche sont limités à 200 résultats avec Compliance Center. Pour obtenir plus de résultats en une seule recherche, un fichier .pst doit être utilisé. Puisque les fichiers .pst peuvent être édités. Cette méthode ne garantit donc pas l’authenticité du message, car des modifications peuvent encore être effectuées.
  • Un maximum de 2 recherches eDiscovery peuvent être effectuées à la fois au sein d’une même entreprise.
  • Si le service de messagerie tombe en panne, les e-mails qui sont mis en attente pour litige et/ou ceux mise en attente sur place ne sont pas accessibles.
  • Si la fonction Litigation Hold est désactivée, il n’est pas possible de prouver que les e-mails sont des originaux.
  • Sans une mise en attente pour litige, il n’est pas possible de prouver qu’un e-mail n’a pas été envoyé.
  • Les recherches sont limitées à la barre de recherche Outlook.
  • Les recherches peuvent être difficiles pour les utilisateurs non avisés.
  • Les recherches sont lentes, surtout si vous cherchez dans plusieurs dossiers. Par exemple, une recherche de 50 000 comptes de messagerie prendra environ 20 minutes.
  • Si des personnes quittent l’entreprise, les e-mails ne seront plus conservés, sauf si la boîte de messagerie est entretenue, ce qui a des répercussions financières.

Cette dernière question peut s’avérer coûteuse pour les organisations. Afin de maintenir la boîte de messagerie d’un utilisateur qui quitte l’entreprise, la licence pour cet utilisateur doit être maintenue. Si cet utilisateur doit être remplacé, une autre licence sera nécessaire pour son remplaçant.

Cela signifie que, pour une organisation de 50 employés, qui travaille pour le compte de l’entreprise pendant environ deux ans, l’entreprise doit payer 200 licences par an, alors qu’à un moment donné, seules 50 licences devraient être requises. Cela représente un coût supplémentaire important et inutile.

TitanHQ a développé sa solution d’archivage d’e-mails, ArcTitan, pour fonctionner en toute transparence avec Office 365. La solution résout les problèmes de conformité et de performance mentionnés ci-dessus. Elle complète également le Compliance Center de Microsoft avec des outils de recherche et de récupération beaucoup plus puissants. Les messages peuvent être trouvés et récupérés beaucoup plus rapidement et efficacement, et les entreprises pourront faire des économies considérables, car elles ne paient que les licences dont elles ont besoin, quel que soit le nombre d’employés qui quittent l’entreprise et sont remplacés.

Si vous êtes à la recherche d’une solution d’archivage des e-mails plus puissante pour Office 365, et qui peut rapidement et facilement être mise en œuvre en une seule étape, appelez l’équipe TitanHQ dès aujourd’hui. ArcTitan vous permettra d’économiser de l’argent et de garantir la conformité de vos systèmes d’archivage des e-mails.