Le travail d’administrateur système est difficile.

Interagir avec du matériel délicat, des logiciels obtus et des clients qui pleurnichent peut être déprimant. Vous avez besoin de toute l’aide possible !

Voici quelques conseils pour rendre votre journée plus agréable.

1) Organiser votre charge de travail des demandes

Il va sans dire que vous avez besoin d’une sorte de système de « ticket de dérangement ». Vous avez besoin d’un logiciel pour suivre le flot de demandes que vous recevez.

Les administrateurs de systèmes (AS) reçoivent trop de demandes pour se souvenir d’eux tous. Un système documente quelles demandes sont reçues quand et par qui. Il documente également l’accord du client selon lequel la demande a été traitée.

Si vous êtes le seul administrateur Sys Admin dans une petite entreprise, votre système de ticket de dépannage pourrait être une simple feuille de calcul Microsoft Excel ou un document Word utilisant un modèle.

Lorsque vous recevez une demande, parlez-en à l’utilisateur pour vous faire une idée de la portée. Après avoir enregistré la demande dans votre « système », envoyez un courriel ou un SMS (selon la complexité) décrivant la demande. Incluez un devis de réalisation et demander à l’utilisateur (ou au gestionnaire de l’utilisateur) d’approuver la demande.

Croyez-le ou non, cette procédure formelle réduira considérablement le nombre de demandes. Les utilisateurs font souvent des demandes spontanées sans tenir compte du temps et des efforts de l’AS. Lorsqu’ils sont confrontés à la demande en noir et blanc, ils la retirent souvent.

Dans une grande entreprise, un système de gestion des incidents peut prendre la forme d’un logiciel de helpdesk. Le système suit non seulement la demande, mais aussi à quel administrateur système ou membre du support informatique elle est affectée.

N’oubliez pas que le système devrait inclure toutes les demandes du personnel IT, et pas seulement celles des utilisateurs.

Il y a un sous-produit important de la systématisation des demandes ; l’administrateur système dispose maintenant d’une documentation sur son activité. Si un gestionnaire vous demande ce que vous avez fait, vous n’avez qu’à remonter le système de tickets de dérangement et à montrer vos réalisations.

Mieux encore, envoyez à votre gestionnaire un courriel avec le nombre de demandes reçues et traitées chaque semaine.

2) Fournir une puissance et un refroidissement suffisants

De nombreux problèmes de réseau et d’appareils peuvent être attribués à des fluctuations de puissance et à une surchauffe.

Le temps d’un administrateur Sys peut être consommé en poursuivant ces problèmes transitoires. Assurez-vous donc que chaque pièce ou armoire contenant des routeurs, des commutateurs ou des serveurs est suffisamment alimentée et refroidie.

Installez des sources d’alimentation sans coupure (UPS) qui peuvent survivre à une panne d’une heure et s’éteindre d’elles-mêmes avant que les piles ne soient déchargées. Comme la plupart des pannes ne durent que quelques secondes, cette mesure réduira considérablement le nombre de redémarrages de périphériques qui prennent beaucoup de temps.

Le refroidissement est encore plus important que l’alimentation électrique. Les plus petites organisations hébergent souvent leurs périphériques réseau dans des armoires sans refroidissement.

C’est une invitation au désastre.

Au minimum, installez un climatiseur portatif qui refroidit par le plafond. Cela présente un avantage par rapport à un raccordement de ventilation central : de nombreux systèmes d’entretien des bâtiments arrêtent ou limitent la climatisation après les heures d’ouverture et les fins de semaine et les jours fériés.

Dans cette situation, un serveur qui fonctionne bien pendant la semaine peut surchauffer et s’éteindre pendant le week-end.

3) Mettre en œuvre la surveillance des réseaux et des dispositifs

Vos utilisateurs pensent-ils que tous les serveurs ont tendance à planter le lundi matin ?

Alors vous avez un problème de surveillance. Les machines en panne s’accumulent tout le week-end, et le Sys Admin est laissé avec un désordre incroyable le lundi matin.

Il n’y a pas d’excuse pour sauter la surveillance : il y a trop de solutions simples et peu coûteuses.

Pour toute entreprise ayant une présence web monétisée, une surveillance complète est une exigence économique, car une panne de système réduit les revenus. Si vous avez de nombreux sites distants, il est essentiel de surveiller les connexions, surtout s’il existe un accord de niveau de service (SLA) avec votre fournisseur Internet.

Selon la configuration et la complexité du réseau, cela peut être aussi simple que d’utiliser la fonction de surveillance SLA dans votre routeur ou commutateur.

Sachez quelle part de votre bande passante totale est consommée par les applications de surveillance. Le consensus est qu’un pour cent de la bande passante disponible est la limite. Pour les petites entreprises, si vous avez quelques serveurs et aucun emplacement éloigné, de simples alertes textuelles devraient suffire.

Il est important de « surveiller votre système de surveillance ». C’est formidable de ne pas recevoir d’alertes, mais comment savoir si votre système de surveillance n’est pas mort ?

4) Utiliser l’automatisation et les scripts

Il est étonnant de voir combien de temps les administrateurs système passent à répéter les mêmes tâches encore et encore. Chaque fois qu’une tâche est accomplie manuellement, il y a beaucoup de marge d’erreur.

Il y a une meilleure solution.

Utilisez les fonctions automatisées inhérentes aux serveurs et autres périphériques pour l’installation et les mises à jour. La plupart des appareils offrent également des capacités de script. Par exemple, le support de Windows 2012 Server est rationalisé si vous utilisez Powershell.

Pourquoi est-ce important ?

Une configuration cohérente signifie moins d’appels au service d’assistance. Avec les mises à jour automatisées, la sécurité est améliorée. Il y a une courbe d’apprentissage pour les scripts, mais cela en vaut la peine. Vous mettrez les appareils en ligne plus rapidement à l’avenir, et les utilisateurs seront plus satisfaits.

Pour une très petite entreprise, ayez au moins une liste de contrôle avec des instructions détaillées incluant exactement quelles options et préférences doivent être définies pour diverses applications.

5) Établir une fenêtre d’entretien cohérente

Je sais ce que vous pensez. Comment ?

Pour les opérations 24h/24 et 7j/7 et/ou les réseaux plus importants, il y a sans aucun doute redondance. Les dispositifs de sauvegarde peuvent être mis à niveau, leurs connexions fibre optique nettoyées, etc.

Il y a toujours une nouvelle version de logiciel à tester. Si vous planifiez des fenêtres d’entretien régulier avec des pannes roulantes, il y aura une meilleure disponibilité pendant les opérations normales.

6) Améliorer vos compétences en communication

Il est difficile de communiquer des sujets techniques à un public non technique – les utilisateurs que vous soutenez sont souvent non techniques.

Cela demande de la pratique, de la patience et, surtout, de l’écoute des autres. La façon dont vous communiquez avec un utilisateur peut déterminer le succès ou l’échec perçu d’un projet.

Utilisez une bannière de connexion pour informer tous les utilisateurs sur les fenêtres de maintenance, par exemple. Créez un site web avec le numéro du service d’assistance, une adresse électronique et une liste de personnes à contacter pour diverses tâches. Inclure une description des tâches ; les utilisateurs ne connaissent pas la différence entre « Server SA » et « Network SA ».

Le site web devrait être l’endroit où les utilisateurs devraient aller pour savoir s’il y a des changements tels que des mises à jour touchant des systèmes ou des applications spécifiques.

C’est une bonne idée d’avoir quelques options d’auto-assistance comme la façon de changer votre mot de passe ou de redémarrer votre ordinateur. Cela peut alléger la charge du service d’assistance.

Enfin, il est important d’informer les utilisateurs lorsqu’un problème de système a été résolu. Annoncez-le sur le site web et/ou par e-mail.

7) Faire partie de l’entreprise

En fin de compte, chaque employé doit faire gagner ou économiser de l’argent pour l’entreprise.

Un AS a tendance à se concentrer sur les questions techniques au détriment de la vue d’ensemble. Mais il est essentiel pour votre succès de comprendre comment fonctionne l’entreprise.

En particulier dans les petites entreprises, le gestionnaire qui autorise les dépenses IT peut être ou ne pas être à jour en matière d’IT. Il est de votre responsabilité d’expliquer les raisons commerciales sous-jacentes aux demandes de logiciels, de matériel ou de modifications.

C’est à vous de décider ! Les sept habitudes ci-dessus couvrent les trois domaines principaux qu’un administrateur système doit maîtriser pour être bon dans son travail. Il s’agit de domaines techniques, interpersonnels et procéduraux. Tous ces domaines sont également essentiels à votre succès dans ce rôle.

Les attentes sont toujours élevées en ce qui concerne les performances de l’administrateur système/réseau. Si vous développez et perfectionnez les compétences dont nous avons parlé, cela peut aider à transformer un administrateur système moyen en un héros réseau extraordinaire.