De nombreuses entreprises ont créé des archives de leurs emails à des fins de conformité et pour garantir que les messages, documents, calendriers et autres données du système de messagerie électronique soient préservés.
Cela leur permet de répondre aux obligations réglementaires et de garantir la reprise des données après un sinistre.
Pourtant, ce n’est qu’après avoir utilisé une archive d’emails que ces entreprises découvrent que celle-ci ne répond pas tout à fait à leurs attentes, qu’elle s’avère coûteuse ou que l’archive elle-même n’est plus aussi fiable qu’elle le devrait.
Lorsque vous archivez vos emails, il se peut que vous ne travailliez pas avec un fournisseur quelconque. Mais la migration de vos archives vers un autre fournisseur qui offre un service plus adapté à votre organisation est une alternative.
Cela nécessite un peu de planification, mais c’est bien possible.
Il est temps de mettre à jour les archives de vos emails
L’une des principales raisons de changer les archives des emails est que les anciennes archives sont devenues léthargiques en raison du volume de données sauvegardées.
Avec le temps, ces archives peuvent devenir peu fiables ; les recherches ne donnent plus les résultats souhaités. Dans certains cas, la solution d’archivage arrive également en fin de vie et les correctifs ne sont plus délivrés, ce qui pose un problème de sécurité.
L’espace de stockage peut devenir un problème si vous utilisez des appareils d’archivage des emails ou des serveurs physiques vieillissants, et la latence de la connexion peut augmenter, surtout si vous avez décidé d’opter pour des applications basées dans le cloud comme Office 365.
Si le système d’archivage de vos emails ne fonctionne plus correctement, il est temps de passer à une nouvelle solution plus moderne, permettant des recherches beaucoup plus rapides et ne présentant aucun risque pour la sécurité de votre organisation.
L’archivage des emails dans le cloud peut résoudre vos problèmes
Avec un nombre croissant d’organisations ayant migré vers Office 365, l’utilisation d’un service d’archivage des emails basé dans le cloud est très logique, étant donné que vos données d’emails sont déjà dans le cloud.
Le transfert des données du cloud vers une infrastructure sur site impliquera probablement un certain degré de latence, tandis que l’archivage des emails dans un service de cloud vers un autre permettra d’éviter ces problèmes de latence et d’améliorer les performances.
Grâce au cloud, vous n’aurez plus besoin de maintenir un matériel sur place pour archiver vos emails. Le fournisseur de services d’archivage assure la maintenance de la solution, des correctifs et des mises à jour.
Les solutions d’archivage des emails dans le cloud sont également évolutives. À mesure que le volume de vos emails augmente, votre archive s’adapte automatiquement et un espace de stockage plus important peut être mis à votre disposition.
Autrement dit, vous ne serez jamais à court d’espace de stockage, car c’est votre fournisseur de services gérés qui mettra à votre disposition davantage de serveurs en cas de besoin.
Il est également possible d’accéder aux archives dans le cloud à partir de n’importe quel endroit, sur n’importe quel appareil, par le biais d’un compte de messagerie électronique ou d’un navigateur web.
Cette fonctionnalité est devenue beaucoup plus intéressante durant la pandémie du COVID-19, pendant laquelle de nombreux employés sont obligés de travailler à domicile.
Le passage à un nouveau fournisseur de services d’archivage des emails devrait améliorer considérablement les performances et permettre un stockage sécurisé de vos messages électroniques et une recherche plus rapides. Cela résulte en des gains de productivité considérables et moins de maux de tête pour votre département informatique, car la charge de maintenance sera allégée.
Les entreprises qui choisissent de migrer leurs archives d’emails existantes vers le cloud peuvent réduire considérablement le coût de l’archivage, ce qui leur permet de faire un bien meilleur usage de leurs ressources et de réaliser des économies considérables.
ArcTitan : réduisez les coûts de l’archivage de vos emails et améliorez les performances de vos archives
Quelle que soit la solution d’archivage des emails que vous utilisez actuellement, la migration de vos archives vers ArcTitan est un processus simple et rapide. L’équipe de TitanHQ vous guidera tout au long du processus de migration, en vous indiquant les étapes détaillées à suivre. Elle peut également travailler directement avec votre fournisseur actuel pour transférer vos archives.
Si vous utilisez une ancienne solution de messagerie électronique et que vous voulez passer à celle d’Office 365, vous pouvez simplement transférer vos données archivées à ArcTitan, plutôt que de les envoyer à l’équipe Office 365. Là encore, une assistance complète vous sera fournie par nos ingénieurs compétents.
De nombreux clients d’ArcTitan ont réussi à réduire de 80 % la charge de leurs serveurs de messagerie, ce qui a permis d’améliorer considérablement les performances de leur organisation. Le temps de maintenance peut être réduit d’environ 50 %, et les économies réalisées sont considérables.
Il faut aussi mentionner la rapidité de la solution. ArcTitan effectue des recherches à un rythme de 30 millions d’emails par seconde. Les recherches peuvent être combinées, ce qui permet de réaliser plusieurs recherches en même temps. Les emails et leurs pièces jointes peuvent également être recherchés dans le cadre d’une même recherche. De plus, vous pouvez sauvegarder les types de recherches que vous voulez si vous avez besoin de les effectuer fréquemment.
La sécurité est assurée, car les données des emails sont protégées par un chiffrement de bout en bout, les mots de passe étant hachés et chiffrés. En fait, vos archives sont chiffrées et stockées en toute sécurité sur le « Replicated Persistent Storage » d’AWS S3 et seront automatiquement sauvegardées. Les mises à jour sont gérées pour vous et il n’y aura jamais de correctifs à appliquer.
En plus de toutes les fonctionnalités d’ArcTitan, dont beaucoup font défaut aux autres solutions d’archivage des emails, sachez que la solution est abordable, notamment si vous êtes un fournisseur de services gérés qui souhaite ajouter l’archivage des emails à votre pile de services.
Pour plus d’informations sur ArcTitan et à propos de la migration de vos archives vers le cloud, appelez l’équipe de TitanHQ dès aujourd’hui.
Si vous souhaitez évaluer la solution avant de prendre une décision, notez que ArcTitan est disponible pour un essai gratuit de 14 jours avec une assistance complète.
Ce que disent nos clients …
Jesse Gusmao, Responsable informatique de l’hôpital Sociedade de Samaritano, Brésil : « Rapide, évolutif, très facile à utiliser et doté de toutes les fonctionnalités d’archivage des emails dont une entreprise a besoin. C’est sûr et le coût est fantastique. Un outil d’archivage vraiment superbe. »
Lou Liberio, Directeur informatique chez Clarion Data Systems, États-Unis : « Je peux vous dire que notre expérience a été exceptionnelle. L’archivage des emails d’ArcTitan a été la solution la plus efficace que nous ayons trouvée. Au départ, nous l’avons testée nous-mêmes, mais vu le succès que nous avons rencontré, nous sommes maintenant devenu un revendeur et nous présentons le produit en toute confiance à nos petits et moyens clients ».
Mike Pluta, Directeur informatique chez Radiodiffusion du CNRC, États-Unis : « Exceptionnellement facile à installer et à intégrer dans notre infrastructure de messagerie électronique. L’effet et l’impact d’ArcTitan Email Archiving ont été spectaculaires. La charge de notre serveur Exchange a été réduite de 80 % immédiatement. »